Quản lý thời gian hiệu quả với vai trò lãnh đạo

Một trong những thử thách lớn của lãnh đạo là đối mặt với liên tục các yêu cầu cấp bách gây sao lãng khỏi các mục tiêu dài hạn. Bẫy cấp bách thường khiến bạn xoay mình trong chu kỳ xử lý công việc cháy nổ thay vì tập trung vào chiến lược. Để tránh điều này, Ma trận Eisenhower—còn gọi là Ma trận Ưu Tiên Cấp Bách and Quan Trọng—là một công cụ thực tiễn giúp phân loại công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng. Nó giúp người lãnh đạo tránh bị choáng ngợp bởi các nhiệm vụ không cần thiết và duy trì sự phù hợp với mục tiêu của tổ chức.

Chiến lược để thoát khỏi bẫy cấp bách

• Xác định rõ ưu tiên: Định nghĩa và tham khảo các giá trị cốt lõi để phân biệt giữa việc quan trọng và những việc chỉ cần cấp bách.
• Chia thời gian hợp lý: Lập lịch cho công việc chiến lược và bảo vệ khoảng thời gian này khỏi bị gián đoạn.
• Đánh giá yêu cầu: Hỏi xem yêu cầu cấp bách có thực sự cần phản hồi ngay hay có thể trì hoãn hoặc phân công lại.
• Giao tiếp rõ ràng: Thiết lập kỳ vọng với nhóm về ưu tiên và thời gian phản hồi.
• Nói "không" một cách khéo léo: Học cách từ chối các yêu cầu không cần thiết và xin thêm thông tin để đánh giá tính cấp bách thực sự.
• Tự nhìn nhận: Thường xuyên xem xét cách bạn sử dụng thời gian và điều chỉnh thói quen để tập trung vào những điều thực sự có ý nghĩa.

Phát triển khả năng dừng lại và xem xét trước khi phản ứng là điều quan trọng. Kỹ năng này theo thời gian giúp nhà lãnh đạo duy trì sự có ý thức, giảm tải căng thẳng và nâng cao hiệu quả tổ chức.